Phòng hội thảo hay phòng họp đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Trong môi trường kinh doanh hiện đại như hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng có riêng cho mình những hội trường sức chứa lớn hay phòng họp đa năng để sử dụng. Với sự phát triển của thị trường BĐS cho thuê như hiện nay không khó để doanh nghiệp có thể thuê hội trường hay thuê phòng họp tại hà nội với mức giá hợp lý.
Tuy nhiên việc sắp xếp phòng hội thảo để phù hợp với từng sự kiện là điều không phải ai cũng biết. Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện và không gian nơi diễn ra sự kiện mà các nhà tổ chức sẽ set up bàn ghế theo các phong cách không gian khác nhau.
Có thể chia thành các kiểu sắp xếp như sau:
1. Kiểu Theatre (Rạp hát)
Sắp xếp theo kiểu nhà hát phù hợp cho những sự kiện mang tính chất thông tin, trình diễn hay thuyết trình mà người tham dự là khán giả. Hình thức này không được khuyến cáo cho các sự kiện ăn uống hoặc có ghi chép.
Đây là một cách set up rất linh hoạt cho mọi loại phòng họp. Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.
Có thể xếp so le các hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước
Nếu hội trường cho thuê có không gian, bạn có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Khoảng 2 – 3 lối đi như vậy là lý tưởng.
Ưu điểm:
Tốt cho các sự kiện đông người mà không cần ghi chép (như hội thảo giới thiệu sản phẩm)
Nhược điểm:
Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá đông
Không có mặt bằng để ghi chép
Tính tương tác kém.
2. Sắp xếp kiểu chữ U
Phong cách bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác.
Phòng họp chữ U có khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự. Chừa khoảng trống bên trong của chữ “U” và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài.
Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó, các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự.
Ưu điểm:
Không gian làm việc tốt
Tương tác tốt giữa những người tham gia
Lý tưởng khi nghe-nhìn hoặc thuyết trình của diễn giả
Nhược điểm:
Như đã nói ở trên, sắp xếp hình chữ U không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn 25 người.
3. Kiểu Classroom (lớp học)
Kiểu sắp xếp này lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay. Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay.
Các bàn được đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuối khán phòng. hướng tầm nhìn về phía người nói.
Khoảng trống giữa các bàn trong phòng họp là khoảng 50 - 60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tài liệu cần sử dụng trong hội nghị.
Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0, 9 – 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép.
Ưu điểm:
Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia
Sức chứa lớn trong không gian ít hơn
Nhược điểm:
Tương tác ít
Nếu không khéo sắp xếp, đôi khi những người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau.
4. Kiểu Conference (Phòng họp, phòng hội nghị)
Kiểu bố trí phòng hội nghị thường được sử dụng cho các cuộc họp Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận.
Nhiều đơn vị cho thuê hội trường tại hà nội có sẵn những phòng với bàn hội nghị nhiều hình dạng.
Nếu không có sẵn, bàn hội nghị tiêu chuẩn có thể được đặt lại với nhau để tạo thành một hình vuông, hình chữ nhật hoặc hình vuông rỗng.
Kiểu sắp xếp này phù hợp với những cuộc họp trên dưới 15 người.
Nên nhớ, nếu sắp xếp lớn hơn, sẽ rất khó để người tham dự nhìn thấy người khác đối diện họ khi ở 2 đầu bàn.
Ưu điểm:
Không gian làm việc tốt
Bầu không khí làm việc tốt
Tương tác cao giữa người tham gia
Nhược điểm:
Không lý tưởng cho các bài thuyết trình nghe nhìn
Không lý tưởng cho những cuộc họp có diễn giả
Không lý tưởng cho các nhóm lớn hơn.
5. Kiểu Hollow (Rỗng ở giữa)
Hội nghị bàn vuông sắp xếp trong một bát giác vuông hoặc hình chữ nhật, ở giữa để trống. Ghế được đặt xung quanh phía bên ngoài của bàn.
Quy mô lớn hơn cuộc họp thông thường của 12-30 người, mà tại đó sự tương tác giữa các người tham dự là quan trọng và các cuộc họp khi không có một nhà lãnh đạo hay diễn giả được chỉ định hoặc trình bày.
Sắp xếp kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn.
6. Kiểu Bàn tròn (tiệc set menu – Gala dinner)
Các bàn hình tròn, mỗi bàn thường từ 6 – 10 người, thường sử dụng trong các buổi sự kiện có ăn uống. Thỉnh thoảng, có sự kiện người ta sắp xếp tiệc nửa bàn tròn, sắp xếp ghế một nửa bàn để người tham dự có thể hướng mặt về phía sân khấu hoặc phía diễn giả.
Hội trường sắp xếp theo kiểu này phù hợp trong những buổi hội thảo bao gồm phục vụ tiệc.
Ưu điểm:
Tốt nhất cho những buổi tiệc cần phục vụ ăn uống tận nơi cho khách
Tương tác tốt giữa những người tham gia ngồi cùng bàn.
Nhược điểm:
Chiếm nhiều diện tích.
7. Kiểu bàn Tiếp khách hoặc Cocktail
Bàn tiết diện nhỏ (thường là đường kính 15-30 cm hoặc 38-76 cm) với ghế.
Thường được sắp xếp khi có tiệc tea break hoặc buffet.
Ưu điểm:
Ít diện tích, phong cách hiện đại, tương tác cho khách tốt.
Nhược điểm:
Không phải sự kiện nào cũng phù hợp để sử dụng.
Bình đẳng/ cộng đồng (Round set up with no table)
8. Sắp Xếp kiểu bàn tròn Bình Đẳng
Phù hợp các mô hình họp sáng tạo trong đó đề cao tối đa vai trò của người tham dự, yêu cầu nhiều không gian cho hoạt động (điển hình mô hình Open Space).
Ưu điểm:
• Tạo sự thoải mái cho người tham dự.
• Tạo tâm lý bình đẳng và nhấn mạnh vai trò cá nhân.
• Tận dụng không gian.
• Vô cùng linh hoạt trong bố trí hoạt động hay luân chuyển giữa thảo luận nhóm nhỏ/ lớn.
Nhược điểm:
• Không tạo được không khí trang trọng.
• Phụ thuộc quy trình.
_ Nguồn Zing _
Nâng cấp tin qua ĐTDĐ 
