Dịch vụ tổ chức sự kiện

Những nhà tổ chức sự kiện thường bối rối về việc họ có cần cung cấp chương trình của họ cho khách tại sự kiện của mình hay không. Thông thường, những chương trình đắt đỏ hoặc chiếm nhiều thời gian thì điều đó là cần thiết nhưng ở một vài sự kiện khách hàng tại có thể thấy vướng víu vì tờ chương trình của bạn. Vậy bạn có nên tự tạo thêm rắc rối cho mình với tờ chương trình đó hay không? Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi dưới đây trước khi quyết định.

Sự kiện bạn cải biên hay xây dựng trên nền tảng truyền thống?

Nếu bạn đã làm kiểu sự kiện như thế này vài lần và không có ý định cải tiến nó có lẽ bạn không cần tờ chương trình bởi vì mọi người đã biết những gì có thể mong đợi trong sự kiện của bạn, không nên làm phí thời gian của bạn và gây phiền nhiễu cho khách mời bởi những tờ chương trình không cần thiết.

Bạn có một diễn giả chính, một khách mời đặc biệt, hoặc sự kiện nhằm tôn vinh một hay nhiều cá nhân nào đó?

Hãy cung cấp nhưng ghi chép ngắn gọn về nhân vật này, giải thích về giải thưởng hoặc nghi lễ sẽ diễn ra, hãy bỏ chút chi phí và công sức để thiết kế tờ chương trình thật trang trọng và khiến nó giống như một kỉ niệm chương mà khách hàng muốn mang về nhà.

Có những khoảnh khắc trong chương trình khiến khách của bạn trở nên bối rối?

Nếu họ cần phải biết là khi nào được hát theo và khi nào không, cần phải vào phòng nào và tại sao màn hình lớn lại bị dỡ xuống sau màn thuyết trình? Bạn sẽ cần một lời giải thích cho tất cả những chuyện như thế nếu không muốn có điều gì đó đi chệch hướng trong sự kiện của mình.

Sự kiện của bạn tổ chức tập trung ở một phòng hay nhiều phòng khác nhau?

Nếu bạn không phải thông báo cho khách của bạn di chuyển từ trong nhà ra ngoài trời để dự tiệc, chuyển từ tang này sang tầng khác cho chương trình tiếp theo thì hiển nhiên là không cần một tờ chương trình vướng víu rồi.

Bạn cần có những thông tin hướng dẫn hoặc giới thiệu?

Nếu như sự kiện của bạn nằm trong một chuỗi sự kiện hoặc sau nó còn những sự kiện tương đồng, liên quan khác nữa, lúc này bạn nên cung cấp tờ chương trình.

Bạn có cần quảng cáo cho nhà tài trợ hoặc là một hoạt động huy động vốn?

Có thể bạn sẽ cần phải vinh danh các nhà tài trợ của bạn trong một số kiểu sự kiện. Cung cấp một chương trình đảm bảo rằng khách của bạn sẽ nắm được các thông tin này trong tay, làm cho họ có khả năng quan tâm tới các doanh nghiệp tài trợ .

Chương trình là một cách tuyệt vời để cung cấp thông tin, nhưng bạn cũng cần phải đảm bảo họ làm theo cách của họ vào tay của du khách. Đặt chúng ở cửa gần để đảm bảo rằng khách sẽ nhìn thấy và chọn chúng. Khi mọi người cũng đang có một sự kiện, họ thường vội vã, kích thích, và quan sát những người khách khác. Có ai đó trao tay trực tiếp chương trình , hoặc đặt chúng bên cạnh thực phẩm. Một cách khác là cung cấp tờ chương trình trong phòng ăn, vì đây là một trong những khoảnh khắc hiếm hoi bạn có những vị khách tập trung ở một chỗ và thư giãn.